نرم افزار مرکز تماس بر اساس فناوری VoIP طراحی شده است. نرم افزار voip الوویپ، تماس‌ها را از طریق شبکه داخلی یا اینترنت به دستگاه‌هایی مانند تلفن‌های هوشمند، لپ‌تاپ، تبلت و تلفن‌های سخت VoIP متصل می‌کند. به بیان دیگر تکنولوژی VoIP صدای آنالوگ را به صفر و یک تبدیل و به صورت دیجیتال در بستر شبکه منتقل می‌کند. نرم افزار مرکز تماس هم پس از تشخیص تماس خروجی یا ورودی ، این اطلاعات را به گیت‌وی ویپ یا تلفن‌ها و سایر دستگاه‌های ارتباطی ارسال می‌کند.

اگر می‌خواهید به مشتریان خود خدمات تلفنی هوشمندانه‌ای ارائه دهید، نرم افزار مرکز تماس، دقیقا همان چیزی است که نیاز دارید. بدون اطلاع از آمارها و گزارش‌های تحلیلی، بدون مدیریت اصولی صف‌های تماس، مسیریابی دقیق تماس‌ها و همچنین بدون یکپارچه‌سازی با CRM طبیعتا نمی‌توان مرکز تماس را به درستی مدیریت کرد. بنابراین وجود یک سامانه بروز برای مدیریت مرکز تماس بسیار حائز اهمیت است.

• عدم محدودیت جغرافیایی

نرم افزار مرکز تماس به دلیل اینکه بر بستر شبکه طراحی شده است، محدودیت‌های جغرافیایی معمول را نخواهد داشت. یعنی شما می‌توانید خارج از شرکت تنها با استفاده از تلفن همراه خود یا لپ‌تاپ شخصی‌تان به سیستم متصل شوید و به تماس‌ها پاسخ دهید. چنین موضوعی کار افراد دورکار را بسیار آسان می‌کند. همچنین همین موضوع نظارت بر تیم‌های دورکار را هم برای مدیران فراهم می‌کند. یعنی فرایند فعالیت مجموعه و نظارت بر عملکرد آن هیچ محدودیت جغرافیایی نخواهد داشت.

• انعطاف و توسعه‌پذیری نامحدود

فناوری VOIP این امکان را به شما می‌دهد که بدون هزینه اضافی مجموعه خود را گسترش دهید. به عنوان مثال تعداد پرسنل شرکت شما در مدتی کوتاه چندین برابر شده است. در این شرایط تنها چیزی که لازم است پرسنل شما داشته باشند، یک لپ‌تاپ و هدست است تا بتوانند از سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ استفاده کنند.

• هزینه راه‌اندازی و نگهداری پایین

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار مرکز تماس که باید به آن اشاره کرد، هزینه راه‌اندازی پایین آن است. این سامانه چون بر پایه فناوری ویپ طراحی شده است، برای راه‌اندازی آن نیازی به سیم‌کشی مجزا و تجهیزات اضافی نخواهند داشت. حتی برا استفاده از آن هم تنها چیزی که لازم است یک کامپیوتر و یک هدست است.

• ارتباط نامحدود بین شعب با استفاده از فناوری VoIP

از دیگر ویژگی‌هایی نرم افزار مرکز تماس باید به قابلیت ایجاد ارتباط گسترده بین شعب یک سازمان اشاره کرد. سامانه مدیریت مرکز تماس ویپ این امکان را برای شما فراهم می‌کند که تمام شعب و واحدهای مختلف سازمان خود را با هم مرتبط سازید.

نرم افزار مرکز تماس این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا مرکز تماس خود را با نرم افزار CRM مرتبط و یکپارچه‌سازی کنید. از طریق این یکپارچه‌سازی، شما می‌توانید مشتریان خود را گروه‌بندی و در زمان تماس مشتریان را شناسایی و احراز هویت کنید و به هر گروه از مشتریان خود خدمات اختصاصی ارائه دهید. مثلا مشتریان قدیمی شما بدون انتظار در صف مستقیما به اپراتور خاصی متصل شوند.

سیستم مدیریت مرکز تماس، با شناسایی هر مشتری، تماس‌ها را به صورت اتوماتیک به کارشناس پرونده وی متصل می‌شود. همچنین اگر مشتریان شما سفارش و تیکت خاصی داشته باشند، در صورتی که با شما تماس بگیرند تماس آن‌ها به مسئول سفارش و تیکت ارجاع داده می‌شود.

مورد دیگری که در بهبود تجربه مشتری تاثیرگذار است، بررسی وضعیت قرارداد کاربران و مانده حساب آن‌هاست. مشتریان شما می‌توانند برای بررسی وضعیت قرارداد، میزان اعتبار و مانده حساب خود با مجموعه شما تماس بگیرند و سیستم به صورت هوشمند اطلاعات لازم را به آن‌ها اعلام کند. در ضمن سیستم این امکان را دارد که لینکی برای پرداخت بدهی به تلفن همراه مشتری ارسال و از این طریق امکان پرداخت بدهی برای افراد فراهم می‌شود.